系統操作注意事項

■收文處理
外機關來文,文書組儘量掃瞄為電子檔分文給承辦單位;無法掃瞄之紙本公文,將由公文傳遞同仁簽收攜回承辦單位。
單位登記桌(分辦人員)每日務必進系統進行分辦作業,登記桌(分辦人員)進行線上簽核分辦時僅需以帳號、密碼進行,不需使用自然人憑證。
登記桌(分辦人員)點收、分辦文件時,遇有必須退回改分之文件應由承辦人員退回單位登記桌(分辦人員)或文書組總收人員。
■文稿撰擬、會核
紙本或線上簽核之選擇,由業務承辦人決定。但以下情形應採紙本簽核:
1、密件公文。
2、附有實體附件之公文,如附件包括需用印蓋章文件、支票、發票等。
3、會簽單位多且流程複雜之公文。
4、公文頁數超過30頁(為便於會辦單位或長官閱讀,建議採紙本簽核)。
■公文處理期限及稽催
如案件經檢討,預計無法於規定時間內辦結時,承辦人員應在公文處理期限屆滿前辦理,規則如下:
1、辦理天數超過30日者,應辦理公文專案申請,於「應用程式選單/承辦人作業/ODT250公文專案申請作業」,一旦做專案申請即不可再做展期申請。
2、辦理天數未超過30日者,可辦理公文展期申請,於「應用程式選單/承辦人作業/ODT220公文展期申請作業」。每一案件展期申請以3次為限,展期日數合計不得超過30日。
■歸檔
線上簽核公文、外機關來文一律歸檔機關庫房,並由文書組以機關憑證完成加簽與封裝,始完成電子公文法律效力。
紙本創稿的公文歸檔可歸機關庫房或單位庫房,若歸機關庫房需紙本公文、一式兩份的歸檔清單一併送到文書組歸檔。

回應已關閉。